Programme Governance and Operations Manager

Weekly Working Hours:  37

Fixed Term Contract: End Date: 3 years from start date

Welsh Language: Desirable

Change your career, change lives

The Open University is the UK’s largest university, a world leader in flexible part-time education combining a mission to widen access to higher education with research excellence, transforming lives through education. Find out more about us and our mission by watching this short video (you will be taken to YouTube by clicking this link).

About the Role

The Programme Governance & Operations Manager provides senior operational and assurance leadership for the PGCE Wales programme, with responsibility for governance, regulatory compliance and end‑to‑end operational oversight across the student lifecycle. Operating at Grade 7, the role leads defined portfolios with a high level of autonomy, managing complex regulatory activity and exercising professional judgement in areas of institutional and reputational risk.

Working across a complex, partnership‑based environment, the postholder establishes and maintains robust planning, reporting and monitoring arrangements to ensure proactive compliance, inspection readiness, and assurance of academic and operational standards. The role provides clear operational leadership across the team, ensuring systems, processes and data are reliable, timely and fit for purpose.

By strengthening operational governance and assurance, the role enhances programme resilience and continuity, enabling the Grade 8 Senior Manager to focus on strategic leadership and long‑term programme development. The post also retains flexibility to support wider programme delivery and cross‑team coordination in response to emerging priorities and capacity needs.

What is the Open University’s ‘PGCE’ programme?

The Postgraduate Certificate in Education (PGCE) at The Open University in Wales offers a flexible route into teaching that combines online learning, live seminars, and school‑based experience leading to Qualified Teacher Status (QTS). Delivered on a pan‑Wales, part‑time and employment‑based model, the programme is available in both English and Welsh and is supported through a strong network of partner schools. With a clear mission to widen access, diversify the teaching profession, and increase the supply of Welsh‑medium teachers, we support new learners and work closely with partner schools across all regions of Wales.

Key Responsibilities

The role holder will need to apply strong project management discipline ensuring clear planning, stakeholder coordination, risk management, delivery oversight, and timely completion of all regulatory, governance and QA requirements.

The role holder will develop a range of monitoring and quality assurance systems that work to ensure an effective partnership that meet the needs of external stakeholders.

Regulatory & Inspection Readiness

• Lead inspection readiness and accreditation activity, ensuring continuous compliance through effective planning, evidence management and action tracking.
• Hold end‑to‑end ownership of the accreditation cycle, maintaining a live evidence base aligned to EWC expectations.
• Interpret regulatory and inspection frameworks, providing authoritative advice and coordinating high‑quality submissions for external review and inspection.

Governance

• Manage PGCE governance arrangements, including committees and working groups, ensuring effective agendas, high‑quality papers, clear action tracking and decision‑focused meetings.
• Lead programme‑level quality assurance cycles, coordinating planning, evidence and reporting in line with University and programme standards.
• Analyse data to identify risk, inform decision‑making and support continuous improvement, producing internal and external reports as required.

Programme Operations and Assurance

• Provide operational oversight of programme QA and assurance activity, coordinating planning, evidence, reporting and information management processes.
• Analyse data and contribute to reporting to support delivery of targets and outcomes within the PGCE Wales five‑year strategy.

Partnership, Stakeholder and Senior Manager Support

• Work collaboratively with academic colleagues, professional services and external partners to ensure effective programme delivery and clarity of roles and responsibilities.
• Represent the programme in governance, operational and partnership meetings as required.
• Provide proactive governance and operational support to the Grade 8 Senior Manager, anticipating risk and capacity pressures and contributing to programme planning, improvement and long‑term sustainability.

About You

Essential:

• Experience managing complex operational, governance or regulatory processes within higher education, the public sector or a partnership‑based environment.
• Experience working within the public or education sector in Wales, with an understanding of its regulatory and partnership context.
• Strong project and programme management capability, including planning, risk management, prioritisation and cross‑team coordination.
• Experience of governance, compliance, quality assurance or regulatory‑aligned work.
• Experience of producing, coordinating or assuring high‑stakes documentation (e.g. inspection, accreditation, audit or regulatory submissions).
• Ability to analyse information and use data and evidence to support operational decision‑making and continuous improvement.
• Excellent organisational and problem‑solving skills, with strong attention to detail and the ability to manage competing priorities under pressure.
• Excellent written and verbal communication skills, including the ability to interpret policy and convey complex information clearly to a range of audiences.
• Strong interpersonal skills, with the capacity to influence, challenge and support colleagues at all levels.
• Ability to work with a high level of autonomy, while contributing effectively to wider team and programme priorities.
• Ability to carry out the role in a way that is consistent with equality legislation and University policies.

Desirable:

• Fluent Welsh (oral and written) or experience working in a bilingual environment.
• Experience of working with inspection, accreditation or regulatory frameworks (e.g. Estyn, EWC or similar bodies).
• Experience in quality assurance, governance or regulatory roles within similar bodies. 
• Experience managing data, evidence packs or document control systems.
• Experience writing reports or analyses for internal governance and external stakeholders.
• Experience of working within initial teacher education, professional programmes or partnership‑based provision.
• Experience of leading or contributing to process improvement or organisational change activity.

Support with your application

If you have any questions, or need support or adjustments relating to your application, the recruitment process, or the role, please contact us on 01908 541111 or email careers@open.ac.uk quoting the advert reference number.

Applications may be submitted in Welsh, and an application submitted in Welsh will not be treated less favourably than an application submitted in English.

What's in it for you?

At The Open University, we offer a range of benefits to recognise and reward great work, alongside policies and flexible working that contribute towards a great work life balance. Get all the details of what benefits we offer by visiting our Staff Benefits page (clicking this link will open a new window).

Flexible working

We are open to discussions about flexible working. Whether it’s a job share, part time, compressed hours or another working arrangement. Please reach out to us to discuss what works best for you.

Working Location: It is anticipated that a hybrid working pattern can be adopted for this role, where the successful candidate can work from home and the office. However, as this role is contractually aligned to our Cardiff Office, it is expected that some attendance in the office will be required when necessary and in response to business needs. We would expect this to be around one day per week, with additional days as required to support operational priorities, meetings and programme delivery. Full-time working based from our Cardiff site is also supported if this is preferred by the candidate. Expenses associated with travel to our Cardiff site are not reimbursable. The postholder will also be expected to travel across Wales to attend partnership, governance, and stakeholder meetings.

Next steps in the Recruitment process

Interview dates are still to be confirmed.

Early closing date notification

While most roles will remain open until the advertised closing date, applications may be reviewed on an ongoing basis. In some cases, vacancies may close earlier if a sufficient number of suitable applications has been received and equality impacts have been appropriately considered. All roles will remain advertised for a minimum of one week before any early closure is implemented.

If you have started an application or were in the process of applying when the advert closed, we encourage you to get in touch. We are committed to understanding individual circumstances and can offer further support where needed, including reasonable adjustments for applicants with protected characteristics.

How to apply

To apply for this role, please submit the following documents:

• CV
• A Supporting Statement of up to 1000 words. You should set out in your statement why you are interested in the role and provide examples of where your skills and experience meet the essential criteria for this role as detailed above.

You can view your progress and application communications when you are logged into our recruitment system. Please check your spam/junk folders if you do not receive associated email updates.

The Open University is committed to equality, diversity and inclusion which is reflected in our mission to be open to people, places, methods and ideas. We aim to foster a diverse and inclusive environment so that all in our OU community can reach their potential. We recognise that different people bring different perspectives, ideas, knowledge, and culture, and that this difference brings great strength. We strive to recruit, retain and develop the careers of a diverse pool of students and staff, and particularly encourage applications from all underrepresented groups. We also aspire to make The Open University a supportive workplace for all through our policies, services and staff networks.

Rheolwr Llwyodraethu a Gweithrediadau'r Rhaglen

ID y cais:  1532

Lleoliad y Swydd:  Caerdydd

Gweinyddiaeth:  Education

Cyflog:  £38,784 - £46,049

Dyddiad Cau:  10 Mehefin 2026

Oriau Gweithio Wythnosol:  37

Math o Gontract:  Contract Cyfnod Penodol

Contract Cyfnod Penodol: Dyddiad Gorffen:  Contract Tymor Sefydlog am 36 mis o'r dyddiad dechrau

Iaith Gymraeg::  Dymunol

Newid eich gyrfa, newid bywydau

Y Brifysgol Agored yw prifysgol fwyaf y DU, ac mae'n arweinydd llwyddiannus mewn addysg ran-amser hyblyg, gan gyfuno cenhadaeth i ehangu mynediad at addysg uwch â rhagoriaeth ym maes ymchwil, gan drawsnewid bywydau drwy addysg. Dysgwch fwy amdanom ni a'n cenhadaeth drwy wylio'r fideo byr hwn (bydd clicio ar y ddolen hon yn mynd â chi i wefan YouTube).

Y Rôl

Mae Rheolwr Llywodraethu a Gweithrediadau’r Rhaglen yn darparu arweinyddiaeth weithredol ac arweinyddiaeth sicrwydd ar lefel uwch ar gyfer rhaglen TAR Cymru, gyda chyfrifoldeb dros lywodraethu, cydymffurfiaeth reoleiddiol a goruchwyliaeth weithredol o’r dechrau i’r diwedd ar draws cylch bywyd y myfyriwr. Gan weithredu ar Radd 7, mae’r rôl yn arwain portffolios penodedig gyda lefel uchel o ymreolaeth, gan reoli gweithgarwch rheoleiddiol cymhleth a defnyddio barn broffesiynol mewn meysydd o risg sefydliadol ac enw da.

Gan weithio ar draws amgylchedd cymhleth sy’n seiliedig ar bartneriaethau, mae deiliad y swydd yn sefydlu ac yn cynnal trefniadau cynllunio, adrodd a monitro cadarn er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth ragweithiol, parodrwydd ar gyfer arolygiadau, a sicrwydd o safonau academaidd a gweithredol. Mae’r rôl yn darparu arweinyddiaeth weithredol glir ar draws y tîm, gan sicrhau bod systemau, prosesau a data yn ddibynadwy, yn amserol ac yn addas at y diben.

Drwy gryfhau llywodraethu a sicrwydd gweithredol, mae’r rôl yn gwella gwydnwch a pharhad y rhaglen, gan alluogi’r Uwch Reolwr Gradd 8 i ganolbwyntio ar arweinyddiaeth strategol a datblygiad tymor hir y rhaglen. Mae’r swydd hefyd yn cadw hyblygrwydd i gefnogi darpariaeth ehangach y rhaglen a chydlynu ar draws timau mewn ymateb i flaenoriaethau sy’n dod i’r amlwg ac anghenion capasiti.

Beth yw rhaglen ‘TAR’ y Brifysgol Agored?

Mae Tystysgrif Ôl-raddedig mewn Addysg (TAR) ym Mhrifysgol Agored yng Nghymru yn cynnig llwybr hyblyg i’r proffesiwn addysgu sy’n cyfuno dysgu ar-lein, seminarau byw a phrofiad mewn ysgolion, gan arwain at Statws Athro Cymwysedig (SAC). Caiff y rhaglen ei chyflwyno ar sail ran-amser ac yn seiliedig ar gyflogaeth, ar draws Cymru gyfan, ac mae ar gael yn y Gymraeg a’r Saesneg, gyda chefnogaeth rhwydwaith cryf o ysgolion partner. Gyda chenhadaeth glir i ehangu mynediad, amrywio’r gweithlu addysgu a chynyddu’r ddarpariaeth cyfrwng Cymraeg, rydym yn cefnogi dysgwyr newydd ac yn cydweithio’n agos ag ysgolion partner ar draws holl ranbarthau Cymru.

Cyfrifoldebau Allweddol

Bydd angen i ddeiliad y rôl gymhwyso disgyblaeth gref mewn rheoli prosiectau, gan sicrhau cynllunio clir, cydlynu rhanddeiliaid, rheoli risg, goruchwyliaeth ar ddarpariaeth, a chwblhau’n amserol yr holl ofynion rheoleiddiol, llywodraethu a sicrhau ansawdd. Bydd deiliad y rôl yn datblygu ystod o systemau monitro a sicrhau ansawdd sy’n gweithredu er mwyn sicrhau partneriaeth effeithiol sy’n diwallu anghenion rhanddeiliaid allanol.

Parodrwydd Rheoleiddiol ac Arolygu

• Arwain gweithgarwch parodrwydd ar gyfer arolygiadau ac achredu, gan sicrhau cydymffurfiaeth barhaus drwy gynllunio effeithiol, rheoli tystiolaeth ac olrhain camau gweithredu.
• Dal perchnogaeth o’r dechrau i’r diwedd dros y cylch achredu, gan gynnal sylfaen dystiolaeth fyw sy’n cyd-fynd â disgwyliadau’r Cyngor Gweithlu Addysg.
• Dehongli fframweithiau rheoleiddiol ac arolygu, darparu cyngor awdurdodol, a chydlynu cyflwyniadau o ansawdd uchel ar gyfer adolygiad allanol ac arolygiadau.

Llywodraethu

• Rheoli trefniadau llywodraethu’r TAR, gan gynnwys pwyllgorau a grwpiau gwaith, gan sicrhau agendâu effeithiol, papurau o ansawdd uchel, olrhain camau gweithredu’n glir a chyfarfodydd sy’n canolbwyntio ar benderfyniadau.
• Arwain cylchoedd sicrhau ansawdd ar lefel y rhaglen, gan gydlynu cynllunio, tystiolaeth ac adrodd yn unol â safonau’r Brifysgol a’r rhaglen.
• Dadansoddi data i nodi risg, llywio penderfyniadau a chefnogi gwelliant parhaus, gan gynhyrchu adroddiadau mewnol ac allanol yn ôl yr angen.

Gweithrediadau’r Rhaglen a Sicrwydd

• Darparu goruchwyliaeth weithredol ar weithgarwch sicrhau ansawdd a sicrwydd y rhaglen, gan gydlynu prosesau cynllunio, tystiolaeth, adrodd a rheoli gwybodaeth.
• Dadansoddi data a chyfrannu at adroddiadau er mwyn cefnogi cyflawni targedau a deilliannau o fewn strategaeth bum mlynedd TAR Cymru.

Cefnogaeth i Bartneriaid, Rhanddeiliaid ac Uwch Reolwyr

• Gweithio’n gydweithredol â chydweithwyr academaidd, gwasanaethau proffesiynol a phartneriaid allanol i sicrhau darpariaeth effeithiol y rhaglen a chydbwysedd clir o rolau a chyfrifoldebau.
• Cynrychioli’r rhaglen mewn cyfarfodydd llywodraethu, gweithredol a phartneriaeth yn ôl yr angen.
• Darparu cefnogaeth ragweithiol o ran llywodraethu a gweithrediadau i’r Uwch Reolwr Gradd 8, gan ragweld risgiau a phwysau capasiti a chyfrannu at gynllunio’r rhaglen, ei gwella a’i chynaliadwyedd tymor hir.

Amdanoch Chi

Hanfodol:

• Profiad o reoli prosesau gweithredol, llywodraethu neu reoleiddiol cymhleth o fewn addysg uwch, y sector cyhoeddus neu amgylchedd sy’n seiliedig ar bartneriaethau.
• Profiad o weithio o fewn y sector cyhoeddus neu addysg yng Nghymru, gyda dealltwriaeth o’r cyd-destun rheoleiddiol a phartneriaethol.
• Gallu cryf mewn rheoli prosiectau a rhaglenni, gan gynnwys cynllunio, rheoli risg, blaenoriaethu a chydlynu ar draws timau.
• Profiad o waith sy’n ymwneud â llywodraethu, cydymffurfiaeth, sicrhau ansawdd neu aliniad rheoleiddiol.
• Profiad o gynhyrchu, cydlynu neu sicrhau dogfennau o bwys uchel (e.e. arolygiadau, achredu, archwiliadau neu gyflwyniadau rheoleiddiol).
• Y gallu i ddadansoddi gwybodaeth a defnyddio data a thystiolaeth i gefnogi penderfyniadau gweithredol a gwelliant parhaus.
• Sgiliau trefnu a datrys problemau rhagorol, gyda sylw cryf i fanylion a’r gallu i reoli blaenoriaethau cystadleuol dan bwysau.
• Sgiliau cyfathrebu ysgrifenedig a llafar rhagorol, gan gynnwys y gallu i ddehongli polisi a chyfleu gwybodaeth gymhleth yn glir i ystod eang o gynulleidfaoedd.
• Sgiliau rhyngbersonol cryf, gyda’r gallu i ddylanwadu, herio a chefnogi cydweithwyr ar bob lefel.
• Y gallu i weithio gyda lefel uchel o ymreolaeth, gan gyfrannu’n effeithiol at flaenoriaethau’r tîm a’r rhaglen yn ehangach.

• Y gallu i gyflawni'r rôl mewn modd sy'n gyson â deddfwriaeth cydraddoldeb a pholisïau'r Brifysgol.

 Dymunol:

• Cymraeg rhugl (llafar ac ysgrifenedig) neu brofiad o weithio mewn amgylchedd dwyieithog.
• Profiad o weithio gyda fframweithiau arolygu, achredu neu reoleiddio (e.e. Estyn, CGA neu gyrff tebyg).
• Profiad o rolau sicrhau ansawdd, llywodraethu neu reoleiddiol o fewn sectorau tebyg.
• Profiad o reoli data, pecynnau tystiolaeth neu systemau rheoli dogfennau.
• Profiad o ysgrifennu adroddiadau neu ddadansoddiadau ar gyfer llywodraethu mewnol a rhanddeiliaid allanol.
• Profiad o weithio ym maes addysg gychwynnol athrawon, rhaglenni proffesiynol neu ddarpariaeth sy’n seiliedig ar bartneriaethau.
• Profiad o arwain neu gyfrannu at weithgarwch gwella prosesau neu newid sefydliadol.

Cymorth gyda'ch cais

Os bydd gennych unrhyw gwestiynau, neu os bydd angen cymorth neu addasiadau arnoch mewn perthynas â'ch cais, y broses recriwtio, neu'r rôl, cysylltwch â ni drwy ffonio 01908 541111 neu e-bostio careers@open.ac.uk gan ddyfynnu rhif cyfeirnod yr hysbyseb.

Noder y gallwch wneud cais yn y Gymraeg ac na fyddai cais Cymraeg yn cael ei drin yn llai ffafriol. Bydd ymgeiswyr sy'n cael eu gwahodd i gyfweliad hefyd yn gallu defnyddio'r Gymraeg yn y cyfweliad.

Beth yw'r buddion i chi?

Yn Y Brifysgol Agored, rydym yn cynnig amrywiaeth o fuddiannau i gydnabod a gwobrwyo gwaith da, ochr yn ochr â pholisïau a threfniadau gweithio hyblyg sy'n cyfrannu at gydbwysedd da rhwng bywyd a gwaith.  Gallwch gael manylion am y buddion rydym yn eu cynnig drwy ymweld â'n tudalen Buddiannau Staff (bydd clicio ar y ddolen hon yn agor ffenestr newydd).

Trefniadau Gweithio Hyblyg

Rydym yn agored i drafod trefniadau gweithio hyblyg. Boed hynny'n drefniant rhannu swydd, rhan-amser, oriau cywasgedig neu'n drefniant gweithio arall. Cysylltwch â ni er mwyn trafod yr hyn sy'n gweithio orau i chi.

Lleoliad Gweithio:Disgwylir y gellir sefydlu patrwm gweithio hybrid ar gyfer y rôl hon, lle gall yr ymgeisydd llwyddiannus weithio gartref ac o'r swyddfa. Fodd bynnag, gan fod y rôl hon wedi'i lleoli yn ôl y contract yn ein Swyddfa yng Nghaerdydd, disgwylir y bydd presenoldeb yn y swyddfa yn ofynnol pan fo angen ac mewn ymateb i anghenion busnes. Byddem yn disgwyl i hyn fod tua un diwrnod yr wythnos, gyda diwrnodau ychwanegol yn ôl yr angen i gefnogi blaenoriaethau gweithredol, cyfarfodydd a darpariaeth y rhaglen. Cefnogir gweithio llawnamser yn ein safle yng Nghaerdydd hefyd os byddai hynny'n well gan yr ymgeisydd. Ni chaiff treuliau sy'n gysylltiedig â theithio i'n safle yng Nghaerdydd eu had-dalu.

Disgwylir i ddeiliad y swydd hefyd deithio ledled Cymru i fynd i gyfarfodydd partneriaeth, cyfarfodydd llywodraethu a chyfarfodydd â rhanddeiliaid.

Camau nesaf yn y broses Recriwtio

Mae dyddiadau cyfweliadau i'w cadarnhau.

Hysbysiad dyddiad cau cynnar

Er y bydd y rhan fwyaf o'r rolau yn parhau ar agor tan y dyddiad cau a hysbysebir, gall ceisiadau gael eu hadolygu yn barhaus. Mewn rhai achosion, gall swyddi gwag gau yn gynharach pe bai nifer digonol o geisiadau addas wedi dod i law ac mae'r effeithiau ar gydraddoldeb wedi cael eu hystyried yn briodol. Bydd yr holl rolau yn parhau i gael eu hysbysebu am o leiaf un wythnos cyn iddynt gael eu cau yn gynnar.

Os ydych wedi dechrau cais neu yn y broses o wneud cais pan gaeodd yr hysbyseb, rydym yn eich annog i gysylltu â ni. Rydym yn ymrwymedig i ddeall amgylchiadau unigol ac yn gallu cynnig cymorth ychwanegol lle y bo angen, gan gynnwys addasiadau rhesymol ar gyfer ymgeiswyr sydd â nodweddion gwarchodedig.

Sut i wneud cais

I wneud cais am y rôl hon, dylech gyflwyno'r ddogfen ganlynol/dogfennau canlynol:

• CV
• Datganiad Ategol hyd at 1,000 o eiriau. Yn eich datganiad, dylech egluro pam mae gennych ddiddordeb yn y rôl, gan nodi enghreifftiau lle mae eich sgiliau a'ch profiadau yn cyfateb i feini prawf hanfodol y rôl hon fel y nodir uchod. 

Gallwch weld hynt eich cais a gohebiaeth yn ymwneud ag ef pan fyddwch wedi mewngofnodi i'n system recriwtio.  Edrychwch yn eich ffolderi sbam/sothach os na fyddwch wedi cael diweddariadau cysylltiedig drwy e-bost.

Mae'r Brifysgol Agored wedi ymrwymo i gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant a adlewyrchir yn ein cenhadaeth i fod yn agored i bobl, lleoedd, dulliau a syniadau. Ein nod yw meithrin amgylchedd amrywiol a chynhwysol fel y gall pawb yng nghymuned y Brifysgol Agored gyrraedd eu potensial. Rydym yn cydnabod bod gwahanol bobl yn cynnig gwahanol safbwyntiau, syniadau, gwybodaeth, a diwylliant, a bod y gwahaniaeth hwn yn cynnig cryfder mawr. Rydym yn ymdrechu i recriwtio, cadw a datblygu gyrfaoedd cronfa amrywiol o fyfyrwyr a staff, ac yn arbennig yn annog ceisiadau gan bob grŵp heb gynrychiolaeth ddigonol. Rydym hefyd yn anelu at wneud y Brifysgol Agored yn weithle cefnogol i bawb trwy ein polisïau, gwasanaethau a rhwydweithiau staff.