Senior Finance Officer, Income and Payments

Job Description Senior Finance Officer, Income and Payments - English.pdf

Job Description Senior Finance Officer, Income and Payments - Welsh.pdf

Location: Llandaff Campus

Contractual hours: 37 

Job category/type: Admin/Managerial

Job description

The opportunity

To work alongside, and deputise for when required, the Head of Income and Payments to deliver an efficient and effective service to students, customers and suppliers.

You will work collaboratively with a range of stakeholders in the Schools, Professional Services and Student Services Department to ensure we are supporting the diverse requirements of our student body and the business. 

The role is suited to someone with good IT skills, who is proactive and can work to a very high degree of accuracy while managing conflicting tasks/ priorities within a busy service, providing cover and leadership to address workload peaks and staff absence, whilst ensuring consistent delivery of a professional and effective service.

What you’ll do – key duties

• Help lead the Income and Payment Teams with direct line management responsibility for the Credit Controller and Accounts Payable Team Leader.
• Manage service level provision within the Income and Payment sections to ensure the highest service standards are met and maintained.
• Assist with the development of policies and procedures to enhance the work of the department in consultation with Schools and Professional Services.
• Rectify any weaknesses in internal systems and lead on the implementation of improvements to business processes.
• Act as a point of escalation for any queries or complaints received within the department.
• Navigate varying payment systems to provide daily updates to the databases used to support the work of the Credit Control Team.
• Complete regular analysis of all outstanding debt ensuring that the strict debtor procedure timelines are adhered to.
• Support projects with relevant stakeholders that improve/enhance both receivables and payables; to include upgrades and implementations to large corporate systems.
• Contribute to the regular review and enhancement of the work of the Credit Control team with a view to continuous improvement, working collaboratively with colleagues across the University.
• Deputise for the Head of Income and Payments. 

What we are looking for

• Degree or equivalent professional experience.
• A high level of evidenced IT skills.
• Sound knowledge and understanding of Financial Regulations, Procedures and Processes.
• Excellent communication skills: an ability to express yourself clearly on the telephone and face-to-face; and to write clearly and concisely for a variety of audiences.
• Ability to identify and solve problems effectively and efficiently.
• Ability to relay financial information to customers and suppliers in a clear and concise way.
• Ability to work to demanding deadlines with a high degree of accuracy.
• Ability to act with discretion and a commitment to maintain confidentiality.
• Significant experience of working in a financial related function within a large, complex organisation.
• Significant experience of computerised accounting systems.
• Experience of delivering change or system implementation.
• Experience of documenting procedures.
• Experience of managing staff.
• Excellent interpersonal skills with an ability to build good working relationships.
• Flexibility to work efficiently with colleagues and students with either a financial or non-financial background.

Why join Cardiff Metropolitan University?

In 2020, the University was named The Sunday Times ‘Welsh University of the Year 2021’; in 2021 it became the Times Higher Education ‘UK and Ireland University of the Year 2022’; and in 2022 it was ranked the top university in the UK in the People and Planet Green League.

We are a values-based University. We are proud of our culture, and we are there for our people. Our community spirit is the golden thread that underpins our values and behaviours. We support each other, we are kind to one another, and we are one team; we are One Cardiff Met. We encourage and embrace inclusion that enables everyone to feel respected and able to perform at their best.

In addition, the University offers highly competitive terms and conditions including:

• Annual leave of 35 days, plus 12 bank holiday / concessionary days (pro rata if part time).
• Membership of the Local Government Pension Scheme with generous contributions.
• Flexible and remote working opportunities.
• Excellent family friendly policies.
• Award winning sports and fitness facilities with subsidised membership, plus subsidised physiotherapy/complementary therapy/sports massage.
• Access to all library facilities.
• Free family access to our independent specialist wellbeing support provider, Health Assured.

If you would like to talk with us about this opportunity, please contact Paul Cheverton – Head of Income and Payment at pcheverton@cardiffmet.ac.uk.

Should a high volume of applications be received, we may need to close this vacancy early. We therefore encourage you to apply as early as possible.

The University is committed to creating a highly inclusive culture. We offer family friendly and flexible working arrangements and a range of staff networks, forums and events to support and develop our people. We warmly welcome applications from those traditionally underrepresented in the higher education sector.

Further information

Please visit our staff recruitment website for information about working for us, our culture, benefits, work-life balance and our career progression and development opportunities.

Manylion y swydd

Teitl y swydd: Swyddog Cyllid Uwch, Incwm a Thaliadau

Cyfeirnod y swydd: 23REQ0002811

Dyddiad postio: 17/04/2024

Dyddiad cau ar gyfer ymgeisio: 01/05/2024

Lleoliad: Campws Llandaf

Cyflog: £38,205 - £42,978 y flwyddyn

Pecyn: Parhaol

Oriau cytundebol: 37 

Sail: Llawn Amser

Math/categori swydd: Gweinyddol/Rheolaethol

Disgrifiad swydd: Y cyfle

I weithio ochr wrth ochr â'r Pennaeth Incwm a Thaliadau, a dirprwyo ar ei ran pan fo angen i ddarparu gwasanaeth effeithlon ac effeithiol i fyfyrwyr, cwsmeriaid a chyflenwyr.

Bydd deiliad y swydd yn gweithio ar y cyd ag ystod o rhanddeiliaid yn yr Adran Ysgolion, Gwasanaethau Proffesiynol a Gwasanaethau Myfyrwyr i ddarparu cefnogaeth i ofynion amrywiol ein corff myfyrwyr a'r busnes. 

Mae'r rôl yn addas i rywun sydd â sgiliau TG da, sy'n rhagweithiol ac sy'n gallu gweithio i lefel uchel iawn o gywirdeb wrth reoli tasgau/blaenoriaethau sy'n gwrthdaro o fewn gwasanaeth prysur, gan ddarparu gwasanaeth cyflenwi ac arweinyddiaeth i fynd i'r afael â chyfnodau prysur o ran llwyth gwaith ac absenoldeb staff tra'n sicrhau bod gwasanaeth proffesiynol ac effeithiol yn cael ei ddarparu'n gyson.

• Helpu i arwain y Timau Incwm a Thaliadau gyda chyfrifoldeb rheoli llinell uniongyrchol dros y Rheolwr Credyd ac Arweinydd Tîm Taladwy Cyfrifon.
• Rheoli'r ddarpariaeth lefel gwasanaeth yn yr adrannau Incwm a Thaliadau er mwyn sicrhau bod y safonau gwasanaeth uchaf yn cael eu bodloni a'u cynnal.
• Helpu i ddatblygu polisïau a gweithdrefnau i wella gwaith yr adran mewn ymgynghoriad ag Ysgolion a Gwasanaethau Proffesiynol.
• Cywiro unrhyw wendidau mewn systemau mewnol ac arwain ar weithredu gwelliannau i brosesau busnes.
• Gweithredu fel pwynt cyswllt ar gyfer unrhyw ymholiadau neu gwynion a dderbynnir o fewn yr adran.
• Llywio systemau talu amrywiol i ddarparu diweddariadau dyddiol i'r cronfeydd data a ddefnyddir i gefnogi gwaith y Tîm Rheoli Credyd.
• Cwblhau dadansoddiad rheolaidd o'r holl ddyledion sy'n weddill gan sicrhau y glynir wrth amserlenni'r weithdrefn dyledwyr llym.
• Cefnogi prosiectau gyda rhanddeiliaid perthnasol sy'n gwella/gwella symiau derbyniadwy a symiau taladwy; i gynnwys uwchraddio a gweithredu systemau corfforaethol mawr.
• Cyfrannu at adolygu a gwella gwaith y tîm Rheoli Credyd yn rheolaidd gyda'r bwriad o wella'n barhaus, gan gydweithio â chydweithwyr ar draws y Brifysgol.
• Dirprwyo ar gyfer y Pennaeth Incwm a Thaliadau.

Beth rydym yn chwilio amdano

• Gradd/ profiad proffesiynol cyfatebol.
• Lefel uchel o sgiliau TG sy'n seiliedig ar dystiolaeth
• Gwybodaeth a dealltwriaeth gadarn o Reoliadau, Gweithdrefnau a Phrosesau Ariannol.
• Sgiliau cyfathrebu rhagorol: y gallu i fynegi'ch hun yn glir ar y ffôn ac wyneb yn wyneb; ac ysgrifennu'n glir ac yn gryno ar gyfer amrywiaeth o gynulleidfaoedd.
• Y gallu i nodi a datrys problemau yn effeithiol ac yn effeithlon.
• Y gallu i drosglwyddo gwybodaeth ariannol i gwsmeriaid mewn ffordd glir a chryno.
• Y gallu i weithio o fewn terfynau amser ymestynnol gyda chywirdeb uchel.
• Y gallu i weithredu gyda disgresiwn ac ymrwymiad i gynnal cyfrinachedd.
• Profiad o weithio mewn swyddogaeth ariannol gysylltiedig â sefydliad cymhleth
• Profiad o systemau cyfrifyddu cyfrifiadurol
• Profiad o gyflawni newid neu weithredu'r system.
• Profiad o ddogfennu gweithdrefnau.
• Profiad o reoli tîm amrywiol.
• Sgiliau rhyngbersonol rhagorol gyda'r gallu i adeiladu perthnasoedd gwaith da.
• Hyblygrwydd i weithio'n effeithlon gyda chydweithwyr a myfyrwyr sydd â chefndir ariannol anariannol.

Pam ymuno â Phrifysgol Metropolitan Caerdydd?

Yn 2020 cafodd y Brifysgol ein henwi’n 'Brifysgol y Flwyddyn yng Nghymru 2021' gan The Sunday Times; yn 2021 cawsom ein henwi’n 'Brifysgol y Flwyddyn y DU ac Iwerddon 2022' gan y Times Higher Education ac yn 2022 cawsom ein rhestru fel y brifysgol orau yn y DU am gynaliadwyedd yng Nghynghrair Werdd People and Planet a’r brifysgol orau yng Nghymru yn yr Arolwg Hynt Graddedigion.

Rydym yn Brifysgol sy'n seiliedig ar werthoedd. Yr ydym yn falch o'n diwylliant, ac yr ydym yno i'n staff. Ein hysbryd cymunedol yw'r llinyn euraidd sy'n sail i'n gwerthoedd a'n hymddygiad. Rydym yn cefnogi ein gilydd,  yn garedig i’n gilydd, ac yn un tîm; ni yw Un Met Caerdydd. Rydym yn annog ac yn cofleidio cynhwysiant sy'n galluogi pawb i deimlo eu bod yn cael eu parchu ac yn gallu perfformio ar eu gorau.

Yn ogystal, mae'r Brifysgol yn cynnig telerau ac amodau hynod gystadleuol gan gynnwys:

• Gwyliau blynyddol o 35 diwrnod, ynghyd â 12 diwrnod gŵyl banc / consesiynol (pro rata os yn rhan-amser).
• Aelodaeth o'r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol gyda chyfraniadau hael.
• Cyfleoedd gweithio hyblyg ac o bell.
• Polisïau rhagorol sy'n ystyriol o deuluoedd.
• Cyfleusterau chwaraeon a ffitrwydd arobryn gydag aelodaeth â chymhorthdal, ynghyd â ffisiotherapi/therapi cyflenwol/tylino chwaraeon â chymhorthdal
• Mynediad i holl gyfleusterau'r llyfrgell.
• Mynediad am ddim i deuluoedd at ein darparwr cymorth lles arbenigol annibynnol, Health Assured.

Os hoffech siarad â ni am y cyfle hwn, cysylltwch â Paul Cheverton, Pennaeth Incwm a Thaliadau: PCheverton@cardiffmet.ac.uk. 

Os bydd nifer fawr o geisiadau’n dod i law, efallai y bydd angen inni gau'r swydd wag hon yn gynnar. Felly, rydym yn eich annog i ymgeisio cyn gynted â phosibl.

Mae'r Brifysgol yn ymroddedig i greu diwylliant hynod gynhwysol. Rydym yn cynnig trefniadau gweithio hyblyg a chyfeillgar i deuluoedd ac amrywiaeth o rwydweithiau staff, fforymau a digwyddiadau i gefnogi a datblygu ein pobl. Rydym yn croesawu ceisiadau gan y rheiny sydd heb gynrychiolaeth ddigonol yn y sector addysg uwch yn draddodiadol.

Rhagor o wybodaeth

Darllenwch ewch i'n gwefan recriwtio staff i gael gwybodaeth am weithio inni, ein diwylliant, buddion, cydbwysedd rhwng bywyd a gwaith a'n cyfleoedd ar gyfer camu ymlaen yn eich gyrfa a datblygu.